Poste : Responsable programme régional - Pirac

Responsable programme régional / Basé à : Les Abymes – Guadeloupe

Présentation de la PIRAC

Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale. La PIRAC participe à la réponse aux crises humanitaires auprès des populations caribéennes et développe des actions de renforcement des capacités de résilience sur les territoires français ainsi que dans les pays de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.
Depuis sa création, la PIRAC a mis en œuvre une vingtaine d’opérations d’urgence, sur le territoire national comme à l’international : séisme en Haïti en 2010, tempête tropicale Erika en Dominique en 2015, Ouragan Matthew en Haïti en 2016.
En 2017 la PIRAC a participé, au sein du dispositif de réponse à l’urgence de la CRF, à l’opération d’urgence de l’association suite aux ouragans Irma et Maria à Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Dominique, Antigua & Barbuda, Saint-Kitts et Nevis ainsi qu’à Anguilla. Le support à ces différents territoires a été différencié en fonctions des besoins : déploiement de stocks humanitaires, base logistique arrière, coordination des opérations, production d’eau potable…
La PIRAC développe également des programmes d’appui aux Croix-Rouge caribéennes et délégations territoriales CRF des Antilles Guyanes sur les thématiques de la prévention des risques et de la préparation aux catastrophes naturelles et crises sanitaires.

Plus d’information sur https://pirac.croix-rouge.fr/

Poste

Sous la supervision de la Coordinatrice des Programme, le.la Responsable Programme Régional est responsable (i) de la coordination, (ii) de la planification et (iii) de la mise en œuvre opérationnelle des activités des Programme Ready Together/3 Océans et Ready 360 à l’exception des activités qui concernent l’appui des Sociétés Nationales dans le domaine de la préparation logistique et du pré positionnement et du secteur FbF confiées au département préparation & réponses aux urgences.

Le.la Responsable de programme Régional guidera et supervisera l’élaboration et la mise en œuvre des activités exécutées par l’équipe de chaque programme relatif à son équipe en lien avec les partenaires institutionnels et opérationnels, s’assurant du bon déroulement de chacun des programmes conformément aux résultats attendus et aux objectifs à atteindre et des engagements avec les partenaires financiers de ces programmes.

Il /elle veillera au bon respect du suivi des engagements bailleurs et des règles d’éligibilité pour les activités mises en œuvre par le département Urgence et le département Logistique.

 

Missions et activités

Mission 1 : Encadrer, animer, coordonner l’activité de l’équipe sous sa responsabilité

  • Recruter les membres des équipes programmes sous sa responsabilité directe et animer, développer et fédérer l’équipe
  • Définir et adapter l’organisation aux besoins en tenant compte des aspects budgétaires et de l’optimisation de la masse salariale dans le respect du cadre réglementaire
  • Déployer la politique des ressources humaines sur son périmètre en termes de recrutement, de gestion des carrières, de développement et de formation ; assurer la mise en œuvre des entretiens annuels individuels et de formation, ainsi que la fixation des objectifs individuels des membres de l’équipe sous sa responsabilité
  • Suivre et promouvoir le développement des compétences des membres de l’équipe sous sa responsabilité en adéquation avec les évolutions de l’organisation
  • Veiller au bien-être au travail des membres de l’équipe sous sa responsabilité et prévenir les risques professionnels (risques psychosociaux et risques physiques liés à la pénibilité)
  • Superviser, contrôler et évaluer les missions et activités déléguées aux membres de l’équipe sous sa responsabilité
  • Participer à et/ou animer des réunions pour relayer les informations descendantes, ascendantes et garantir la fluidité de la communication sur son périmètre
  • Organiser la diffusion des décisions institutionnelles auprès de ses collaborateurs, et garantir leur mise en œuvre sur son périmètre

 

Mission 2 : Assurer la coordination de deux programmes régionaux

  • Gérer le lien avec les partenaires institutionnels (OECS, CDEMA etc.) et financiers (INTERREG, AFD, Région Guadeloupe etc.) des 2 programmes et avec les partenaires techniques impliqués dans la mise en œuvre des activités sous sa responsabilité, et s’assurer que l’ensemble des activités des 2 programmes mises en œuvres par les partenaires se déroulent conformément aux engagements contractuels et chronogrammes
  • Collaborer avec les équipes des départements logistiques, techniques et urgence en charge de la mise en œuvre des activités des 2 programmes et s’assurer du lien entre les activités pour l’atteinte des résultats
  • Participer aux réunions de coordination opérationnelle et technique de la CRf et au niveau régional
  • Partager les données et les informations avec les autres acteurs dans le domaine de réduction des risques
  • Organiser et assurer la consolidation du reporting de l’ensemble des activités des 2 programmes (en lien avec les autres départements de la PIRAC impliqués, l’équipe 3 Océans du siège et les partenaires externes de mise en œuvre).
  • Participer aux autres activités qui participent à la valorisation, promotion et développement du programme de la mission PIRAC, en fonction des besoins identifiés par la Coordinatrice des programmes et le Chef de Délégation
  • Conduire le système de coordination formel établi au sein des 2 programmes (réunions d’équipes, système de remontée des informations, reporting) et l’animer
  • Coordonner les demandes des bailleurs relatif au traitement des remontées des dépenses et audit

 

Mission 3 : Supervision et Appui à la mise en œuvre opérationnelle des activités des deux programmes

  • Appuyer et suivre la mise en place des activités gérées par les responsables des activités sous sa responsabilité
  • S’assurer de la cohérence des activités mises en œuvre par les responsables des activités en lien avec la coordinatrice Programmes
  • Proposer toute adaptation nécessaire des activités sous sa responsabilité en lien avec la Coordinatrice Programmes
  • S’assurer de la qualité technique des activités sous sa responsabilité en lien avec la Coordinatrice Programmes et les chargé de mission PIRAC et les référents techniques siège
  • Proposer toute adaptation nécessaire des activités sous sa responsabilité en lien avec la Coordinatrice Programmes
  • Coordonner la planification des activités du programme pour s’assurer du respect des délais du programme
  • Assurer la planification des dépenses liées aux activités du programme pour s’assurer de leurs faisabilités
  • S’assurer du respect des règles administratives et logistiques par les équipes opérationnelles (anticipation et suivi des dépenses au niveau des différentes activités, remise des justificatifs de paiements effectués sur le terrain, etc.)
  • Appuyer et suivre les consultances et prestation de services  contractés dans le cadre des programmes en lien avec les responsables des activités
  • En collaboration avec le service logistique, consolider le tableau de passation de marché des activités des 2 programmes ainsi que les chronogrammes d’achat en lien avec les responsables des activités

 

Mission 4 : Suivi et gestion de la communication des deux programmes

  • Suivre le plan de communication et la mise en place des outils de communication identifiés pour valoriser les avancées et la finalisation du projet Ready Together/3 Océans
  • Développer et implémenter le plan de communication dédié au programme Ready 360/3 Océans en lien avec le département communication
  • S’assurer du bon respect des règles de communication et de visibilité des 2 programme dans la mise en place des activités selon les règles des partenaires financiers
  • Appuyer les responsables d’activités sous sa responsabilité à mettre en place les activités de communication relatives à leurs activités en lien avec le département communication
  • S’assurer de la programmation et réalisation des activités de communication relatives aux activités
  • Organiser les activités de communication attendues par les partenaires financiers, à minima la cérémonie de clôture du programme Ready Together, le Kick off meeting du programme Ready 360 et autres pourront émerger selon les besoins/demandes des partenaires

 

Mission 5 : Gestion de l’information, suivi, évaluation et Capitalisation

  • Elaborer et actualiser le plan SERA et outils de suivi global du programme
  • Planifier et lancer les évaluations des 2 programmes (mi- parcours et finale)
  • Communiquer le monitoring régulier sur l’avancée des activités, l’atteinte des résultats et des objectifs du projet
  • Appuyer les responsables d’activités sous sa responsabilité à mettre en place le système de suivi et d’évaluation des activités qu’ils ont à leur charge
  • Coordonner et contribuer à la rédaction des rapports mensuels, intermédiaires et de fin de projet destinés aux partenaires financiers et autres acteurs
  • Capitaliser sur la conduite des activités et des outils, méthodes mis en place et développer la diffusion auprès des parties prenantes (interne/externe) quand c’est pertinent
  • Assurer la production de son rapport de fin mission et de ceux des membres de l’équipe sous sa responsabilité
  • Réaliser le suivi technique & le contrôle qualité des activités sous sa responsabilité en lien avec la Coordinatrice programme, la Coordinatrice technique et les référents techniques PIRAC et siège impliqués
  • Participer aux autres activités qui participent à la valorisation, promotion et développement du programme de la mission PIRAC, en fonction des besoins identifiés par la Coordinatrice des programmes et le Chef de Délégation

 

Compétences

  • Formation supérieur (Master 2) en Gestion des Risques Naturels et/ou Adaptation au Changement Climatique
  • Expériences avérées sur des programmes en RRC et préparation aux urgences
  • Expérience confirmée en gestion de projet multi-secteurs, multi-acteurs et des outils associés
  • Expérience en coordination avec des institutions publiques françaises et internationales
  • Connaissance du domaine de la communication institutionnelle et de l’utilisation des réseaux sociaux
  • Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word / Excel / Internet), Solides capacités de traitement de texte, MS Office et souci du détail
  • Maîtrise des compétences critiques en gestion de projet, y compris la gestion budgétaire, la conformité contractuelle, la relation avec les bailleurs de fonds et de la gestion du personnel
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
  • Ingéniosité démontrée dans la résolution de problèmes et initiative pour acquérir de nouvelles compétences
  • Expérience de supervision ou de mentorat d’employés préférée
  • Leadership, polyvalence et intégrité démontrés
  • Autonomie, polyvalence, rigueur, patience et flexibilité, bonne capacité d’analyse, esprit d’initiative
  • Maîtrise de l’anglais et du français requise

Compétences managériales

  • Enrichir sa vision stratégique et la faire partager
  • Compétences avérées en management
  • Adapter sa communication et entraîner l’adhésion
  • Décider et assumer ses choix
  • Garantir la fonction de contrôle
  • Animer et responsabiliser son équipe

 

Informations pratiques liées au poste

Date de prise de poste souhaitée : 01/09/2024

Possibilité de télétravail

Tickets restaurant pris en charge à 60%

5 semaines de CP et 23 RTT par an

Oui

Oui

 

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation à l’adresse suivante : 

recrutement.pirac@croix-rouge.fr