Assistant(e) Administratif, Financier et RH
Basé à : Pointe-à- Pitre – Guadeloupe

Présentation de la PIRAC

Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale. La PIRAC participe à la réponse aux crises humanitaires auprès des populations caribéennes et développe des actions de renforcement des capacités de résilience sur les territoires français ainsi que dans les pays de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.
Depuis sa création, la PIRAC a mis en œuvre une vingtaine d’opérations d’urgence, sur le territoire national comme à l’international : séisme en Haïti en 2010, tempête tropicale Erika en Dominique en 2015, Ouragan Matthew en Haïti en 2016.
En 2017 la PIRAC a participé, au sein du dispositif de réponse à l’urgence de la CRF, à l’opération d’urgence de l’association suite aux ouragans Irma et Maria à Saint-Martin, Saint-Barthélemy, Dominique, Antigua & Barbuda, Saint-Kitts et Nevis ainsi qu’à Anguilla. Le support à ces différents territoires a été différencié en fonctions des besoins : déploiement de stocks humanitaires, base logistique arrière, coordination des opérations, production d’eau potable…
La PIRAC développe également des programmes d’appui aux Croix-Rouge caribéennes et délégations territoriales CRF des Antilles Guyanes sur les thématiques de la prévention des risques et de la préparation aux catastrophes naturelles et crises sanitaires.

Plus d’information sur https://pirac.croix-rouge.fr/

Missions et activités

Mission 1 : Coordonner la gestion comptable

• Assurer le paramétrage du logiciel SAGA afin qu’il soit conforme aux budgets et financements accordés ;
• Compléter les journaux comptables de manière régulière (lors de chaque mouvement de caisse, chaque semaine pour les journaux de banque) ;
• Vérifier les imputations budgétaires des journaux ;
• Intégrer les journaux comptables dans SAGA ;
• Renseigner les taux de change mensuels dans SAGA ;
• Préparer les clôtures comptables mensuelles : rapprochements bancaires, inventaires de caisses, etc. ; 
• Transmission du pack comptable à la CAF le 08/M+1 ; 
• Procéder à l’archivage physique et numérique des pièces comptables ;
• Transmettre au siège les pièces comptables ;
• Réaliser les enregistrements des dépenses sur le plateforme Synergie pour les financements Interreg
• Préparer et organiser tous les documents utiles ou demandés en cas d’audit internes ou externes
• Assurer le respect des procédures financières des bailleurs au sein de la délégation mais également auprès des partenaires du Mouvement CR/CR ; 
• Maitriser et s’informer des mises à jour des procédures financières des bailleurs et donateurs partenaires des programmes de la PIRAC.

Mission 2 : Engagement des dépenses

• Vérifier le respect des procédures (CRF et bailleurs) d’engagement des dépenses à tous les stades et niveaux d’acteurs concernés (visa des responsables, plafond d’autorisation, mode et délais de règlement) avant d’effectuer le paiement des différentes factures ;
• S’assurer que les dossiers sont OK pour paiement : facture en bonne et due forme qui correspond à la réquisition dûment complétée et signée ; Bon A Payer sur la facture ; la GRN (bon de livraison) est signée par le fournisseur et par la logistique avant de procéder au paiement ;
• S’assurer de la bonne affectation des fonds et du respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature, etc.) et d’échéances de reporting ;
• S’assurer de la validité et de l’adéquation des justificatifs des dépenses (factures) ;
• Réaliser les paiements aux fournisseurs, prestataires et partenaires ; 
• S’assurer du bon encaissement des subventions et/ou remboursements.

   

Mission 3 : Piloter la trésorerie

• S’assurer de la sécurité des flux financiers à la PIRAC ;
• Veiller au respect de la procédure de sécurité du cash ;
• S’assurer de la mise en place et de la bonne utilisation des procédures et outils de gestion financière, comptable et budgétaire sur l’ensemble de la PIRAC ;
• Effectuer des demandes d’approvisionnement du coffre et de la caisse sur base du prévisionnel de trésorerie transmis par la CAF/ le chargé admin/fin.

   

Mission 4 : Appui à la fonction RH

• Assurer l’affichage réglementaire et administratif sur site ;
• Commander les titres-restaurants ; 
• Traiter les réponses négatives pour les candidats non retenus et en assurer la traçabilité ; 
• Diffuser les annonces de recrutement sur les plateformes dédiées ;
• Organiser et structurer les dossiers du personnel sur le drive, en respectant les normes de classement et d’archivage ; 
• Créer les dossiers physiques du personnel, en garantissant leur mise à jour et leur accessibilité ;
• Effectuer les déclarations d’embauche (DPAE)

Compétences 

• Formation en comptabilité, gestion ou contrôle de gestion, finances, administration générale ;
• Rigueur, flexibilité et capacité d’adaptation ;
• Capacité d’organisation ;
• Expérience dans des organisations humanitaires ou de solidarité à des postes admin/finance est un plus ;
• Français obligatoire, Anglais (niveau B1), espagnol et créole sont un plus ;
• Maîtrise du pack office, connaissance de SAGA ; 
• Connaissance du contexte caribéen est un plus  ;
• Connaissance des procédures des principaux bailleurs de fonds (ECHO, EUROPEAID, FEDER, AFD, etc.) est un plus :
• Connaissance des procédures CRF est un plus

Une aide à l’installation est prévue pour les candidats résidant en dehors du département de la Guadeloupe.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et Lettre de Motivation à l’adresse suivante : recrutement.pirac@croix-rouge.fr